Большое сбрасывание [3]

[vit_r]

Про TODO

Это была заготовка большого поста о TODO, Getting Things Done, Барбару Шерр и пр. Слова «Если я начну расписывать, это на пару часов.» оказались ключевыми. Так руки и не дошли. Оставлю просто как есть.

Это копия моих комментариев к теме про организацию мейлов. Можно ещё посмотреть старый пост про карточки

Первое, что я делаю, приходя на проект, это создаю структуру папок в мейле и в каталоге Архив на локальном или сетевом диске (иногда по структуре на обоих).

И стартую два лога, Administration (где что лежит, какой к чему софт и прочее софто-железно-административное) и Workflow (просто запись чего когда делал), плюс по логу на каждый подпроект. Плюс в каталоге Mindmaps по папке на каждую тему.

Впрочем, я сейчас кусок лога Administration про мейл просто кину

		/0-Answer-ASAP
		/1-Answer-Maybe
		/2-Next-Events		
		/3-TODO
		/4-TO-Process		
		/5-Wait		
		/FirmInfo
			/Common
			/Workflow
		/HelpDesk
		/Private
		/Project X
			/broadcast
			/Subproject 1
			/Subproject 1
		/Team

Всё, попавшее в мейл сразу или обрабатывается, или запихивается в нумерованый каталог (тот, что с цифрой впереди). Аттачменты отцепляются и кладутся в нужное место. Mindmap и логи у меня постоянно открытыми болтаются и в них что-то пишется.

Да, я копию мейла себе посылаю и распихиваю также, как и входящие. Только что аттачменты не отцепляю, так как файлы лежат в нужном месте.

В текстовом файле запись из пары строчек посмотреть проще. Естественно, каждый мейл там не отмечается, только что-то существенное. Например, из текста вынут ответственный с названием отдела и подвешен на соответствующую веточку в соответствующем дереве.

TODO и DEADLINES просто два раздела в конце текстового лога. [Сейчас помещаю в начало. Так удобнее. Конец - это просто расширяемая вниз лента дат и заметок, к ним относящихся/] Надо - записал, надо - зачеркнул или просто удалил. Раньше пытался использовать хитрые тулы, но голый текст оказался эффективнее. Лог по одной теме сильно не разрастаетия, а ММар - просто дерево и ветви можно схлопывать. [Сейчас часть TODO перенёс в MindMap.]

Практика показывает, что находить что-то удаётся быстрее, чем коллегам. Аттачменты просто смотрю в каталогах. Информацию - в этих ММар. Искать поиском приходится только что-то совсем левое или случайное.

На диске дерево каталогов создаю такое же, только чуть подробнее и без нумерованых папок

Пронумерованные папки в мейле - это «место временной отсидки». Когда я читаю мейлы, то все пришедшие обрабатываю (если можно сделать быстро) или раскидываю по этим нумерованым папкам. Пронумерованные обрабатываются отдельно, когда на это есть время (номера 2 и 4 обычно отлёживаются не тронутыми до того, как становятся не актуальными)

Лог - это просто лог. Дата и список того, чего делал в смысле глобального продвижения. Например,

2012-12-12
    1. построение модели по проекту Х
    2. митинг с клиентами
    3. внесение изменений в ТЗ по результатам митинга
    , и т.п.

Иногда записываю несколько важных моментов.

    3. внесение изменений в ТЗ по результатам митинга
      Согласование интерфейса данных
      Новые поля в формах ввода

[В принципе, логов несколько. Один про то, что делал в течение дня. Другой идеи, мысли и заметки по проекту А. Ещё один - заметки по проекту Б. И по другим тоже Плюс ещё есть лог по организационным вопросам. Плюс для приватных записей. А то мысль частная в голову придёт - можно сразу кинуть в правильный файл в приватной директории и работать дальше.]

«Полный краткий протокол» митинга (пардон за слово) в лог ставлю редко. Обычно или в лог тематический, а сейчас всё больше вешаю в дереве MindMap по проекту.

С деревом так: пришло мыло, там несколько важных замечаний. Открываю MindMap по проекту или по конкретной теме внутри проекта, иду, скажем в ветку Интерфейсы / Система учёта времени / Ограничения
и вешаю там что-то вроде «актуальные данные только через 2 дня», «FIXME / выяснить, можно ли снимать ночью»

Если высказывание важное (т.е. может надо будет достать, чтоб бодаться), пишу от кого получено и ссылку на мейл «дата, число, от кого, subj»

Короче, из длинного мейла получается три-четыре предложения. Из документа вытаскиваю логику в виде связанного дерева, для чего, впрочем этот MindMap и был придуман. Иногда дерево на документ, иногда на тему, или просто кусок вешается в части общего обзорного по проекту.

Короче, анализ - выделение сути - сортировка - архивирование. А из ММаров потом очень быстро получаются отчёты и прочие документы. Просто перенести, подправить и долить воды.